Pharma-Konferenz, München & Wien

Ein Pharmaunternehmen benötigte lückenlosen Transport zwischen zwei Städten für einen 4-tägigen Produktlaunch. Wir stellten 10 Busse für Flughafentransfers, tägliche Veranstaltungs-Shuttles und einen Gala-Dinner-Transfer bereit.

Die Herausforderung

Eine Fortune-500-Pharmamarke buchte ihren europäischen Produktlaunch in München und Wien — zwei Städte, 340 Delegierte aus 18 Ländern, vier Tage. Flüge landeten in einem 48-Stunden-Fenster. Gleichzeitige Veranstaltungs-Shuttles zwischen Hotels, Kongresszentren und einem Gala-Dinner-Ort an der Donau. Eine einzige verpasste Abholung hätte Kaskaden ausgelöst: verspätete Delegierte, leere Sessions, ein Reputationsrisiko für den Kunden.

Unsere Lösung

Wir stellten 10 Busse plus 2 Backup-Fahrzeuge bereit. Jeder Fahrer erhielt ein gedrucktes Briefing-Blatt mit Flugnummern, Passagierlisten in deren Muttersprachen und Einlassprotokollen der Veranstaltungsorte. Ein einziger Account-Manager überwachte jeden Flugstatus live und leitete Busse in Echtzeit um. Für den Gala-Abend wurde die Flotte 90 Minuten früher positioniert, die Fahrer trugen Smoking.

Das Ergebnis

Null verspätete Ankünfte über alle vier Tage. Jeder Delegierte erreichte jede Session pünktlich. Der Kunde buchte uns im selben Jahr für drei weitere regionale Launches.